[GUIA] Onboarding: conceito, estratégias e exemplos

Quando um novo colaborador é admitido, ele precisa passar por um processo até que seja verdadeiramente integrado. Esse percurso engloba diversas ações, que vão desde conhecer a cultura da empresa até o estabelecimento de conexões com os colegas de trabalho e gestores.

Por isso, neste artigo você irá aprender o que realmente é um onboarding, e como realizá-lo da melhor maneira para garantir que o novo colaborador da sua empresa se sinta integrado mais rapidamente ao novo time e trabalho.

O que é Onboarding?

Traduzindo para o português, a palavra “onboarding” significa integração. Assim, no contexto organizacional, trata-se de uma palavra usada para um conjunto de estratégias de ambientação de um novo funcionário em uma empresa.

Apesar de ser uma prática comum entre as empresas, não há uma receita exata para seguir durante esse processo. Dessa forma, ele deve ser personalizado para as necessidades do seu negócio, durante o tempo que considerar necessário para integrar o novo colaborador. 

Além disso, essa jornada pode englobar tanto a apresentação da cultura da empresa como um treinamento da função. Realizar essas ações juntas contribui, por exemplo, para uma boa transição de tarefas entre colaboradores.

Os 4 pilares de um onboarding de qualidade

Para aplicar um onboarding personalizado e que funcione na sua empresa, você deve levar em consideração 4 pilares, conhecidos como os “quatro C ‘s”, uma vez que, em inglês, cada uma das palavras que os descrevem começa com a letra “C”.

O objetivo desses pilares é ir além da remuneração, e propor uma integração na rotina, cultura e com os colegas de trabalho, contribuindo para criar, desde o início, uma boa experiência do colaborador. 

Vamos conhecê-los!

01. Conformidade

A conformidade envolve as instruções que o novo funcionário recebe sobre o que é ou não permitido dentro da empresa. São diretrizes legais relacionadas aos aspectos básicos da política organizacional.

Esse pilar se manifesta no momento da entrega de documentos de forma tecnológica e objetiva, evitando a necessidade de o funcionário ir até a empresa ou imprimir e copiar documentos.

Além disso, o setor de Recursos Humanos, por meio dessa estratégia, mantém total controle do processo de contratação, reduzindo a burocracia e garantindo que o trabalho esteja em conformidade com as leis trabalhistas.

02. Esclarecimento

Esta fase envolve o esclarecimento das funções e atribuições do cargo que o novo colaborador irá assumir. É aqui que o RH instrui o funcionário sobre as responsabilidades vinculadas à execução da função para a qual foi contratado.

Este pilar é essencial, pois é durante ele que ocorre o ensino prático das tarefas que o funcionário exercerá. Nessa etapa, o colaborador aprende sobre as atribuições que precisará dominar para executar o trabalho de maneira satisfatória.

Como é nesse momento que o funcionário tem contato direto com sua prática laboral, ele precisará de um período maior de adaptação. Dessa forma, é recomendável designar um colaborador experiente para orientá-lo, garantindo que o novo integrante se sinta seguro em suas novas funções.

03. Cultura

Este pilar aborda as normas da empresa, sejam elas formais ou informais. A cultura organizacional é crucial para que o novo colaborador compreenda o ambiente de trabalho, o que é permitido e quais valores ele deve absorver.

Assim, o funcionário deve ser informado sobre a missão, visão, normas e valores da empresa. Essa apresentação pode ser feita de diversas maneiras, como através de vídeos instrucionais que transmitam o conteúdo de forma mais completa.

Além dos vídeos, outras práticas importantes incluem apresentar o novo colaborador às instalações da empresa e apresentá-lo aos colegas de trabalho.

• Entenda como trabalhar a cultura organizacional por meio do nosso artigo sobre Endomarketing.

04. Conexão

O último, mas não menos importante, é a conexão. Nesta fase, o foco é o relacionamento entre o novo funcionário e os colegas já estabelecidos. O objetivo é construir relações sólidas e duradouras dentro da equipe.

Cabe ao setor de Recursos Humanos utilizar métodos para integrar o novo colaborador ao grupo. Esse momento é essencial para que ele se sinta mais ambientado e seguro ao pedir ajuda aos colegas, reduzindo assim o tempo de adaptação na empresa.

Além disso, os gestores têm a responsabilidade de promover momentos de integração real entre o time, pois a entrada em uma nova empresa é geralmente acompanhada de dúvidas, medos e inseguranças.

Quais as vantagens de aplicar o Onboarding?

Ao longo desse artigo você já pôde compreender como o onboarding é importante para integrar novos colaboradores. Porém, ele também traz diversas outras vantagens, a exemplo de:

• Diminui a burocracia: ao aplicar o onboarding e investir em tecnologias que estreitam a relação do funcionário com a empresa, é possível diminuir a burocracia, bem como gastos com impressão e cópias de documentos;

• Otimiza o tempo de adaptação: optar por esse processo também agiliza o tempo de adaptação do novo colaborador, já que o coloca em contato direto com os parceiros de trabalho e com a estrutura da função, além de possibilitar a construção de relações reais e eficientes;

• Estrutura processos de ambientação: ter essa jornada estruturada faz com que o RH tenha mais controle do processo de adaptação do novo colaborador, entendendo pontos de melhoria e o que vem funcionando ou não nesse processo de ambientação;

• Permanência do funcionário: permitir que o novo colega tenha uma proximidade com os parceiros de trabalho desde o início, faz com que ele se sinta integrado ao grupo, algo importante para garantir a retenção de talentos;

• Maior valor humano à empresa: uma empresa que se preocupa com a qualidade humana de seus funcionários, é bem vista por outras pessoas, elevando, assim, a confiabilidade da marca.

6 Estratégias de onboarding que você pode aplicar

Agora que você já entendeu o conceito e importância do onboarding, é hora de começar a planejar como pode ser feita a integração de novos colaboradores na sua empresa. Para isso, separamos 6 estratégias que contemplam os pilares que aprendeu acima.

01. Pré-onboarding

O processo de integração deve começar antes do primeiro dia de trabalho. Dessa forma, você pode preparar um ou mais materiais que sirvam de guia para o novo funcionário, e que ele possa realizar a leitura antes da semana de onboarding.

Alguns exemplos de materiais com esse objetivo são:

• Um e-mail de boas-vindas com informações sobre os próximos passos;
• Manual sobre a empresa e produto;
• História da empresa;
• Cronograma de atividades para as primeiras semanas;

02. Reunião de Onboarding

Realizar uma reunião de onboarding no primeiro dia é uma excelente forma de recepcionar o novo colaborador. Durante essa reunião, pode ser apresentada a equipe, explicar sobre as políticas da empresa e comentar o que será feito nos próximos dias.

Além disso, também é possível reservar um momento nesse primeiro dia para que o novo funcionário se apresente, trazendo informações sobre a jornada profissional que teve até o momento.

Como montar uma apresentação de Onboarding?

Tanto para apresentar a empresa ao colaborador, como para ele se apresentar ao time, podem ser usadas apresentações. Isso porque esse é um material visual, o que facilita a compreensão das informações.

No caso da apresentação da empresa, é possível revisar o que foi visto no pré-onboarding, mas com informações mais aprofundadas. Este também é um bom momento para abordar expectativas da organização, propósito e metas.

Na do colaborador, por sua vez, pode ser liberado um modelo para que ele possa incluir as informações para se apresentar. Apesar de fornecer um modelo, deixe o novo funcionário livre para montar o material e se apresentar de forma mais confortável. 

03. Kit Onboarding

Oferecer um kit de onboarding é uma maneira eficaz de dar as boas-vindas e também gerar conexão entre a marca e o novo colaborador. Isso porque essa ação demonstra cuidado e atenção, contribuindo tanto no trabalho como para gerar conexão.

Alguns itens que pode inserir no kit são:

• Materiais de escritório personalizados;
• Brindes com a marca da empresa (calendários, mochilas, canecas…);
• Manuais para o trabalho.

04. Manual do Colaborador

O manual do colaborador é um documento em que o novo funcionário encontrará todas as informações importantes sobre a empresa, políticas internas, benefícios, e outras diretrizes que irão guiá-lo em sua jornada dentro da organização. 

Um manual bem elaborado serve como referência constante e ajuda a esclarecer dúvidas que possam surgir ao longo do tempo, principalmente durante esse percurso inicial. Portanto, crie um material esclarecedor, atualizado e que possa sempre ser consultado pelo seu colaborador.

05. Treinamento

Nossa quinta dica refere-se ao pilar de treinamentos. Para que eles sejam eficazes, é essencial que ele tenha tanto conteúdo, como uma parte prática. Ou seja, enquanto aprende, o novo colaborador já pode contribuir com o trabalho, ao lado de seu mentor.

Mas, o que incluir nesse treinamento? Você pode apresentar as ferramentas e processos que a empresa usa para desempenhar as tarefas, trazer boas práticas e também dicas para aumentar a produtividade e qualidade do que é feito.

Caso tenha habilidades comportamentais que considere importante para o trabalho, como empatia, escuta ativa, entre outros, também é possível fazer um treinamento focado nas soft skills, com uma orientação de como o colaborador pode agir no contato com o cliente, por exemplo.

06. Feedbacks

Por fim, é importante que o processo de onboarding inclua momentos para feedbacks. Ouvir as percepções do novo colaborador sobre sua experiência inicial na empresa permite identificar pontos fortes e áreas de melhoria no processo de integração. 

Além disso, fornecer feedbacks construtivos ao novo funcionário ajuda a alinhar expectativas e a promover o seu desenvolvimento desde o início. Logo, estabeleça uma frequência para isso e estimule essas trocas.

Exemplos de onboarding: cases de sucesso

Para fechar o nosso artigo, separamos dois cases de sucesso de empresas que usam o onboarding para integrar os colaboradores. Perceba como elas usam a criatividade para engajar os colaboradores, ao mesmo tempo que apresentam a cultura organizacional.

Google

O processo de onboarding do Google começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho, assim como aprendeu aqui. 

Antes de começar oficialmente o trabalho, o novo colaborador recebe uma lista de configurações das ferramentas tecnológicas que serão necessárias no trabalho, algo que contribui para que ele já comece bem preparado.

Porém, o ponto de maior destaque nesse processo é a construção de relacionamentos. Os novos funcionários são incentivados a se conectar com os colegas de diferentes departamentos, recebem kits personalizados e realizam um tour guiado pela empresa.

Tudo isso faz com que eles se sintam próximos tanto dos novos colegas, quanto do local de trabalho de forma muito mais rápida. 

Zappos

A Zappos é outra empresa que se destaca no processo de onboarding de funcionários. A marca é conhecida pelo seu excelente atendimento ao cliente. Assim, ela busca fazer uma jornada de integração em que o colaborador possa identificar e compreender essa cultura.  

Para que isso seja possível, a empresa usa um método curioso. Após realizar um treinamento tanto das funções quanto da importância do cliente e de garantir a satisfação desse grupo, é feita uma “proposta de demissão”.

A proposta funciona da seguinte maneira. Depois de finalizar o treinamento, é feita uma oferta em dinheiro para os colaboradores que não se sentirem conectados com a cultura da empresa poderem deixar o trabalho. Porém, como prova do sucesso do onboarding, a maioria recusa por já estar fortemente alinhada aos valores da Zappos. 

Conclusão

Em síntese, o onboarding é essencial para a integração eficaz de novos colaboradores, pois um processo bem estruturado não só acelera a adaptação, mas também fortalece a cultura organizacional e melhora a retenção de talentos.  

Ao aplicar as estratégias que aprendeu aqui, você garante que os novos membros da sua equipe se sintam bem-vindos e preparados, promovendo um ambiente mais produtivo e satisfatório. Por isso, lembre-se: investir em um onboarding de qualidade é investir no sucesso a longo prazo da sua empresa.

Quer aprender mais sobre esse e outros assuntos? Então não deixe de conferir esses e outros conteúdos do nosso Blog.