Como fazer um plano de ação? Entenda o objetivo + etapas

Anualmente, as empresas planejam novos objetivos em busca de oportunidades de crescimento e desenvolvimento no mercado. Porém, definir onde quer chegar é apenas uma das etapas, pois também é necessário saber como fazer um plano de ação para guiar o trabalho.

Imagine que uma empresa de calçados pretende aumentar em 30% o número de pedidos no primeiro semestre do ano. Para chegar lá, a equipe de vendas precisa organizar um plano de ação com as etapas e atividades que precisam ser cumpridas.

Dessa forma, o plano funciona como uma bússola que aproxima a equipe do objetivo pretendido à medida que as tarefas são cumpridas. 

Agora lembre-se que cada área da empresa possui mais de uma meta para trabalhar ao longo do ano. Sem organização e ferramentas de acompanhamento, as equipes podem se sentir sobrecarregadas e sem saber por onde começar.

Quem vem para salvar o fim do dia é o plano de ação! Então, se você já ouvir falar, mas nunca colocou em prática as etapas para criação de um plano, esse artigo é para você!

Continue a leitura e entenda o objetivo, conheça os modelos, as etapas do plano de ação, além de dicas para implementar e monitorar os resultados alcançados.

Definindo o objetivo do plano de ação

O objetivo de fazer um plano de ação é planejar, a partir de um objetivo definido, quais tarefas precisam ser realizadas para alcançá-lo, os recursos necessários, os membros envolvidos e por quais atividades cada um ficará responsável. 

A definição de novos objetivos pode partir da análise de desempenho da área no ano anterior, dando base para projetar uma margem de crescimento realista ou fazer um ajuste de processo para melhorar os indicadores.

Os indicadores de desempenho são métricas quantitativas que servem de referência para traçar metas objetivas e alcançáveis. Dessa forma, no futuro, a análise da eficiência do plano de ação será mais precisa e confiável.

Além dos objetivos que fazem parte do planejamento estratégico, as metas menores relacionadas às atividades diárias também podem ser executadas por meio de planos de ação.

Por exemplo, o time de marketing pode usar um modelo de plano de ação para planejar a campanha de Dia das Mães da empresa, dividindo as tarefas de organização entre a equipe para que a ação entre no ar na data planejada. 

Escolhendo o modelo de plano de ação

Existem diferentes modelos de plano de ação disponíveis e cada um tem uma proposta de organização e acompanhamento diferentes. Conheça três exemplos e sua aplicabilidade:

Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é uma ferramenta para organizar e gerenciar projetos. Assim, o modelo de estrutura pode ser utilizado para organizar objetivos e o cronograma do plano de ação. 

A coluna com os objetivos fica à esquerda da tela e a direita a linha do tempo do com as tarefas a serem executadas, prazos e mais. O gráfico facilita bastante o acompanhamento e a edição, quando necessário.

Painel de dados

As ferramentas criadas no formato de painel de dados também funcionam para fazer e acompanhar um plano de ação, pois a página mostra os dados em tempo real. Dessa forma, o gestor pode monitorar as tarefas realizadas, atrasadas e ainda fazer edições no plano. 

Os programas desse tipo incluem mais funções de gerenciamento de projetos e, por isso, são mais completas e abrangentes.

Kanban

O quadro Kanban é prático e tem uma estrutura versátil e facilmente personalizada, dando uma visão geral do ciclo de trabalho e ajudando na identificação e remoção de gargalos antes que gerem problemas. 

A ferramenta é organizada em colunas — exemplo: Para fazer, Em andamento e Feito. Em cada coluna, é possível criar cartões com lista de tarefas e orientações. 

Após detalhar as atividades, quando o trabalho começar, o cartão muda para a coluna ‘Em andamento’ e termina na coluna ‘Feito’.

• Entenda também como aumentar a produtividade da empresa.

Etapas para criar um plano de ação

Agora que você conhece os modelos, precisa aprender como criar um plano de ação de fato para organizá-lo dentro do template escolhido. Vamos lá!

Identificação de tarefas e atividades necessárias

As tarefas e atividades de um plano de ação estão relacionadas ao objetivo a ser alcançado. Então, analise os processos envolvidos e monte uma lista de tarefas. Em seguida, detalhe as atividades relacionadas a cada uma, especificando as atribuições.

Atribuição de responsabilidades e prazos

O próximo passo é atribuir cada lista de tarefas e as atividades organizadas para um ou mais membros da equipe. Caso uma tarefa seja executada por três pessoas, por exemplo, detalhe quais itens ficarão sob responsabilidade de quem.

Além disso, é necessário definir o prazo para conclusão das tarefas. Considere o volume de atividade e a complexidade do trabalho no momento da definição para não sobrecarregar a equipe.

Definição de recursos necessários

Será necessário contratar algum serviço ou ferramenta para auxiliar no cumprimento do plano de ação? Qual o custo? 

Inclua na descrição do plano de ação, os recursos necessários para concretizá-lo. O investimento pode ser financeiro ou de pessoal. Por isso, é essencial estudar o que será preciso antes de começar. 

Implementação do plano de ação

O passo a passo para fazer um plano de ação é simples, mas exige atenção tanto na montagem quanto na implementação. Para manter o trabalho em curso e ajustar quando necessário, siga as dicas a seguir:

• Faça atualizações periódicas sobre o andamento dos planos de ação para cada equipe;

• Mantenha um canal de comunicação aberto com o time.

• Use ferramentas que enviem alerta ao acrescentar ou editar tarefas, quando uma meta de progresso é cumprida e quando um comentário é enviado.

• Revise o plano de ação se a equipe encontrar algum gargalo na realização do trabalho.

• Foque na prioridade do momento e evite misturar tarefas urgentes com as que podem esperar.

Monitoramento e avaliação

Um plano de ação não termina com a conclusão de todas as tarefas. É fundamental ter meios para medir o progresso e identificar ajustes para melhorar o processo utilizado no futuro.

Sempre que possível, associe um indicador de desempenho ou uma meta quantitativa para que, ao fim do trabalho, seja viável calcular o resultado. Dessa forma, a avaliação dos resultados obtidos será confiável e precisa. 

Conclusão

Gostou de aprender como fazer um plano de ação? Com as dicas deste artigo, você está pronto para dar o primeiro passo e criar seu próprio plano de ação.

Aproveite a facilidade de encontrar modelos para plano de ação online, como os da Miro, e comece a planejar a conquista dos seus próximos objetivos. Bom trabalho!